Die korrekte Unterbringung von Familien bzw. Kindern im Zimmer der Eltern und die Darstellung der korrekten Zimmerbelegung ist eine der größten technischen Herausforderungen, die wir aktuell bei den meilenoptimieren Hotels haben. In diesem Beitrag möchten wir euch erklären, wie eine Buchung von Familien mit Kindern bei den meilenoptimieren Hotels abläuft, welche technischen Hürden dahinterstehen und warum Buchungen mit Kindern von uns überprüft werden.
Technischer Hintergrund der meilenoptimieren Hotels
Für die Abwicklung der Reservierungen nutzen wir im Hintergrund ein Buchungssystem für Reisebüros, ein sogenanntes Global Distribution System (GDS), das von unserem Reisebüropartner Cube:Travel zur Verfügung gestellt wird. Das Buchungstool der meilenoptimieren Hotels basiert auf diesem GDS und bildet die dort hinterlegten Informationen nutzerfreundlicher ab. Das verwendete GDS kommt ursprünglich aus dem Flugverkehr und erkennt deshalb nur Erwachsene als Reisende an, da Kinder bei Flugbuchungen in einem anderen Format eingegeben werden.
Als weitere Herausforderung hinzukommt, dass sich die Regelungen zur Unterbringung von Kindern im Zimmer der Eltern (Englisch: Family Policy) von Hotel zu Hotel, auch innerhalb der gleichen Kette, unterscheiden können. Diese Herausforderung gilt es für uns zu bewältigen, um euch einen reibungslosen Aufenthalt zu gewährleisten.
Manuelle Überprüfung einer Buchung mit Kindern
Sobald ein Kind Teil der Buchung ist, wird im Reiseplan, der sich im Anhang eurer Buchungsbestätigung befindet, automatisch folgender Satz eingefügt: „Die Buchung muss erst durch das Hotel bestätigt werden.“ Dieser Satz soll darauf hinweisen, dass die Buchung noch nicht final bestätigt ist und eventuell Anpassungen vorgenommen werden müssen. Daher ist es zum Beispiel nicht möglich, nicht-stornierbare Hotelraten mit Kindern über die meilenoptimieren Hotels zu buchen. Dies geht nur mit einer direkten Anfrage an das meilenoptimieren Hotelteam.
Wurde eine Reservierung abgeschlossen und die Buchungsbestätigung versendet, überprüft das Hotelteam von meilenoptimieren im Hintergrund, ob die Family Policy des Hotels sowie die maximale Belegung des gebuchten Zimmers die Reservierung in dieser Form zulässt. Dies geschieht auch in Absprache mit den Hotels, aber nicht ausschließlich. Die Rückbestätigung der Buchung erfolgt daher vom meilenoptimieren Hotelteam per E-Mail und nicht vom Hotel.
Prüfung der Richtlinien durch uns
Wie bereits erwähnt, können sich die Richtlinien zur Unterbringungen von Kindern im Zimmer der Eltern von Hotel zu Hotel deutlich unterscheiden oder sich ändern. Teilweise unterscheidet sich die Family Policy einzelner Hotels von denen der gesamten Hotelkette. Folgende Fragen gibt es daher bei Buchungen mit Kindern stets zu klären?
- Ab welchem Alter gilt ein Kind als Erwachsener?
- Welche Maximalbelegung lässt die gewünschte Zimmerkategorie zu?
- Können Kinder kostenfrei im Zimmer der Eltern übernachten?
- Lässt die Zimmerkategorie Baby- und/oder Zustellbetten zu?
- Fallen Kosten für ein Zustellbett an?
Folgend ein Beispiel einer Family Policy bei einem deutschen Hyatt Hotel:
“Kinder unter 12 Jahren übernachten kostenfrei im Elternbett. Kinder ab 12 Jahren gelten als Erwachsene. Gerne stellen wir ein Babybett kostenfrei zur Verfügung (für Kinder von 0 – 3 Jahren). Ein Extrabett für Erwachsene wird mit 100 Euro pro Nacht berechnet und ist ab der King Bed Deluxe Kategorie verfügbar.”
Bestätigung und Feedback per E-Mail
Kommen wir zu dem Schluss, dass die Maximalbelegung des gebuchten Zimmers die Zahl der gebuchten Personen zulässt und die Family Policy keine zusätzlichen Gebühren verlangt oder die Buchung einschränkt, bestätigen wir euch die Buchung per E-Mail. Sollten wir uns unsicher sein, ob die Zimmerbelegung oder die Family Policy eingehalten wird, nehmen wir Kontakt mit dem Hotel auf. Womöglich muss dann einen andere Zimmerkategorie oder ein zweites Zimmer gebucht werden. Auch in diesem Fall erhaltet ihr eine E-Mail von uns.
Empfohlenes Vorgehen für die Buchung mit Kindern
Zwar gibt es aufgrund der sich unterscheidenden Family Policies keine allgemeingültige Aussage, doch lässt sich festhalten, dass die viele Hotels Kinder ab 12 oder 14 Jahren als Erwachsene betrachten und keine Übernachtung im Bett der Eltern erlauben. Es empfiehlt sich daher spätestens ab diesem Alter einen Haken bei “Eigenes Bett benötigt” zu setzen. Habt ihr ein Kind oder Kinder unter 12 bzw. 14 Jahren und möchtet, dass diese bei euch im Bett schlafen, lasst ihr den Haken bei “Eigenes Bett benötigt” weg. Möchtet ihr ein Zustellbett oder Babybett erhalten, lasst ihr den Haken bei “Eigenes Bett benötigt” ebenfalls weg und vermerkt den Wunsch danach im Buchungsformular unter “Individuelle Wünsche”.
- Kind/Kinder ab 14 Jahre → Haken bei “Eigenes Bett benötigt” setzen
- Kind/Kinder unter 14 Jahre + Zustellbett nicht erwünscht → Keinen Haken bei “Eigenes Bett benötigt” setzen
- Kind/Kinder unter 14 Jahre + Zustellbett erwünscht → Keinen Haken bei “Eigenes Bett benötigt” setzen und Wunsch nach Zustellbett oder Babybett unter “Individuelle Wünsche” vermerken
Details zur Eingabe von Kindern in der Suchmaske
Führt ihr eine Suche über die meilenoptimieren Hotels Suchmaske durch, müsst ihr neben der Anzahl an Erwachsenen die Anzahl an Kindern und deren Alter angeben. Zudem werdet ihr gebeten anzugeben, ob für das Kind ein eigenes Bett benötigt wird. Diese Informationen sind für die manuelle Überprüfung eurer Buchung durch das meilenoptimieren Hotels Team erforderlich.
Option 1 – Kein eigenes Bett benötigt
Lasst ihr das Auswahlfeld bei „Eigenes Bett benötigt“ frei, wird das Kind und das Alter des Kindes als Zusatzinformationen in die Buchung eintragen. Das Buchungssystem prüft, im Hinblick auf die maximale Zimmerbelegung, nur die Zahl der angegebenen Erwachsenen. Der Hinweis im Reiseplan: „Die Buchung muss erst durch das Hotel bestätigt werden.“ wird generiert und die Family Policy des Hotels muss von uns überprüft werden. Ist das Kind als Zusatzinformation in der Reservierung eingetragen und die Family Policy sowie die Maximalbelegung des Zimmers werden eingehalten, bestätigen wir euch die Buchung per E-Mail. Dem Aufenthalt steht dann nichts im Wege, auch wenn das Kind nicht als der Teil der Buchung in der App der Hotelkette erscheint.
Option 2 – Eigenes Bett benötigt
Aktiviert ihr das Auswahlfeld bei „Eigenes Bett benötigt“, wird euer Kind von unserem Buchungssystem im Hintergrund von einer Zusatzinformationen zu einem vollwertigen Reisenden „hochgestuft“, egal wie alt das Kind ist. Im folgenden Beispiel würde unser Buchungssystem also drei Erwachsene abfragen und dies im Hinblick auf die maximale Zimmerbelegung und etwaige zusätzliche Gebühren berücksichtigen. Diese Funktion ist für ältere Kinder (ab 12 oder 14 Jahren) nützlich, da diese den meisten Hotels bereits als Erwachsene angesehen werden. Der Hinweis im Reiseplan „Die Buchung muss erst durch das Hotel bestätigt werden.“ wird nicht generiert.
Achtung: Mit der Funktion “Eigenes Bett benötigt” werden keine Baby- oder Zustellbetten angefragt. Dies erfolgt separat im Buchungsprozess im Bereich „Hinweise an das Hotel“ im Feld „Individuelle Wünsche“.
Familiy Policies selbstständig prüfen
Zwar überprüft unser Team jede Buchung manuell für euch, doch falls ihr euch vorab selbst informieren möchtet, kann eine Abfrage über die Hotelwebseite hilfreich sein. Denn die hoteleigenen Buchungssysteme können die Maximalbelegung und die Family Policy, im Gegensatz zum GDS, automatisch überprüfen und die buchbaren Zimmerkategorien darstellen.
Sofern ihr bereits vor der Buchung über die meilenoptimieren Hotels mit dem Hotel in Kontakt standet und die Family Policy abgeklärt oder eine Vereinbarung mit dem Hotel getroffen habt, könnt ihr das Hotelteam darüber gerne vorab per E-Mail informieren oder die Information in das Hinweisfeld in der Buchung eintragen.
Seid ihr euch bezüglich der Family Policy und der Maximalbelegung der Zimmerkategorie unsicher, könnt ihr das Hotelteam natürlich jederzeit vorab per E-Mail kontaktieren. Wir stehen euch unter hotels@meilenoptimieren.com für Fragen zur Verfügung.
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